ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Bereitstellung und Implementierung einer Softwarelösung zur Workload-Automation inkl. Migration sowie damit einhergehenden Dienstleistungen (Unterstützungsdienstleistungen, Support und Schulungen). Der Beitragsservice setzt den IBM Workload Scheduler (IWS) V9R5M0 zur Automation seiner Geschäftsprozesse auf mehreren Instanzen ein. Diese Software muss durch eine Workload-Automation Softwarelösung (WLA-Softwarelösung) als "zentraler Scheduler" (on-premise) auf allen Systemumgebungen ergänzt werden (Vertragslaufzeit: 4 Jahre). Leistungsteil A - Bereitstellung und Implementierung einer WLA-Softwarelösung an allen Standorten Der Auftragnehmer (nachfolgend "AN") hat eine plattformunabhängige WLA-Softwarelösung zur zentralen Ablaufsteuerung, Durchführung und technischen Überwachung aller Verfahrensketten sowie zur Automatisierung von Arbeitsabläufen an den Standorten des Beitragsservice bereitzustellen. Die WLA-Softwarelösung muss an den Standorten komplett und lauffähig implementiert werden. Die Implementierung der WLA-Softwarelösung in den Systemumgebungen des Failsafe-RZ kann voraussichtlich erst im 2. Halbjahr 2025 bzw. 1. Halbjahr 2026 erfolgen (Termin wird einvernehmlich abgestimmt). Leistungsteil B - Lizenzierung einer WLA-Softwarelösung für alle Standorte Der AN muss für die Vertragslaufzeit eine uneingeschränkte und komplette Nutzung der WLA-Softwarelösung auf den Systemumgebungen (Instanzen am Standort des Beitragsservice) erlauben: - Produktionssystem - Entwicklung-, Abnahme- und Testumgebungen - Backup RZ Die Lizenznutzung muss je nach Benutzertyp und Lizenzmodell vom Beitragsservice eigenständig vergeben und verwaltet werden. Die Lizenzierung muss auch die Systemumgebung inkl. Test- und Abnahmeumgebung des zukünftig an einem weiteren Standort betriebenen Failsafe RZ (im Aufbau) umfassen. Das Failsafe-RZ soll im Cold-Standby betrieben und ausschließlich im Desaster-Fall zum Einsatz kommen. Ein Parallelbetrieb des Produktivsystems und des Failsafe-RZ und damit eine gleichzeitige Nutzung der Lizenz an beiden Standorten ist nicht vorgesehen. Die Lizenznutzung erfolgt im Failsafe-RZ ausschließlich on-demand und zeitlich begrenzt. Es werden - wie beim Produktionssystem - maximal 110.000 Jobs pro Monat verarbeitet. Im Desaster-Fall ist beabsichtigt, eine Sicherungskopie des Produktionssystems im Failsafe RZ einzuspielen. Ein Parallelbetrieb für Tests und Abnahmen muss aber an beiden Standorten von der Lizenznutzung umfasst sein. Vor Inbetriebnahme des Failsafe RZ sowie für den Betrieb und bei Anpassungen müssen Tests durchgeführt werden. Auch hierfür werden Lizenzen benötigt. Im Desasterfall wird die Lizenz des Produktionssystems nicht genutzt. Der AN stellt dem Beitragsservice die für die Nutzung und den Betrieb erforderlichen und notwendigen Software-Updates/-Versionen inkl. Dokumentation unaufgefordert zur Verfügung, damit der Beitragsservice die WLA-Softwarelösung technisch auf den neuesten Stand halten kann. Leistungsteil C - Implementierung einer Schnittstelle zwischen IWS und WLA-Softwarelösung Um den laufenden RZ-Betrieb am Standort des Beitragsservice nicht zu gefährden, ist bis zur kompletten Übernahme aller IWS-Aufgaben auf die zu beschaffende WLA-Softwarelösung ein Parallelbetrieb beider Software-Produkte erforderlich. Das IWS und die WLA-Softwarelösung müssen während der Vertragslaufzeit gemeinsam betrieben werden. Dazu ist es notwendig, dass beide Software-Produkte über eine Schnittstelle miteinander interagieren und Daten in Echtzeit austauschen. Die WLA-Softwarelösung ist das "führende System" (Meta-Instanz). Leistungsteil D - Migration IWS auf die WLA-Softwarelösung Alle geforderten Leistungen und Aufgaben des vorhandenen Scheduler (IWS) müssen von der neuen WLA-Softwarelösung übernommen werden. Der AN hat ca. 6.000 IWS-Jobs nach fachlichen und technischen Regeln auf die WLA-Softwarelösung zu migrieren. Die IWS-Jobs werden monatlich im Mittel ca. 110.000-fach ausgeführt. Die Migration der IWS-Jobs auf die WLA-Softwarelösung wird vom AN in Paketen umgesetzt. Der AN erbringt alle hierfür erforderlichen Unterstützungsleistungen bis zur vollständigen Betriebsbereitschaft der WLA-Lösung und sorgt für die komplette Umsetzung. - Job-Netze, die künftig außerhalb des z/OS-Umfeld liegen, müssen durch die WLA-Softwarelösung betrieben werden. - Job-Netze, die weiterhin im z/OS-Umfeld benötigt werden, müssen weiterhin durch das IWS betrieben werden. - Beide Scheduler müssen bis zur vollständigen Abschaltung aller IWS-Jobs über eine gemeinsame Schnittstelle funktionierend betrieben werden. Der Beitragsservice wird nach Migration der jeweiligen Pakete Tests durchführen und nach erfolgreichem Test das Migrationspaket abnehmen. Die Abnahme wird erteilt, wenn die Steuerung, die Verarbeitung und das Verarbeitungsergebnis je Job im IWS und in der WLA-Softwarelösung identisch sind. Die Übernahme der migrierten IWS-Jobnetze in die Produktionsumgebung erfolgt jeweils nach Abnahme der einzelnen Migrationspakete. Sofern die Übernahme in die Produktion scheitern sollte, hat der AN ein Fall Back Szenario anzuwenden. Die Migration aller IWS-Jobs ist innerhalb von sechs Monaten vorzunehmen. Leistungsteil E - Schulung und Dokumentation Der AN führt nach Abschluss der Implementierungsphase eine rollenspezifische Schulung beim Beitragsservice durch. Es werden maximal fünf Mitarbeitende des Beitragsservice auf die neue WLA-Softwarelösung geschult. Die Schulung erfolgt nach Terminabsprache. Mitarbeitende des Beitragsservice werden den AN als Teil der praktischen Schulung bei der Umsetzung der Migrationspakete begleiten. Hierdurch soll der Wissenstransfer praxisnah erfolgen. Der AN liefert im Rahmen der Lizenzierung Installations-, Administrations- sowie Benutzerhandbücher in deutscher Sprache zur WLA-Softwarelösung. Dokumente in elektronischer Form (bspw. PDF-Dokumente) werden bevorzugt.

Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung ist unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice zu erbringen. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.

Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung ist unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice zu erbringen. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss einer oder mehrere Rahmenvereinbarungen (ggf. eine je Los) für den Abruf von Verdrahtungs- und Verkabelungsarbeiten, Montageleistungen im professionellen Studioumfeld, für Hörfunk und Fernsehen sowie die Lieferung von Kabeln und Kleinmaterialien im Zusammenhang mit diesen Verkabelungsarbeiten. Die Ausschreibung wird federführend durch die Deutsche Welle durchgeführt.

Gegenstand der vom Beitragsservice ausgeschriebenen Dienstleistungen ist die Vergabe einer Mehr-Partner-Rahmenvereinbarung in Form von Dienstleistungsverträgen für den Einsatz agiler Coaches in der Rolle eines Scrum Masters zur Unterstützung der Umsetzung agiler Arbeitsweisen in der IT-Systementwicklung. Die Rahmenvereinbarung soll mit maximal 5 Rahmenvereinbarungspartnern abgeschlossen werden. Der Abschluss der Rahmenvereinbarungen erfolgt jeweils durch Zuschlagserteilung auf die fünf wirtschaftlichsten Angebote. Die Rahmenvereinbarungen werden mit einer Festlaufzeit von drei Jahren. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026, der jedoch zwingend die Durchführung eines Einzelwettbewerbs und die Vergabe eines Einzelauftrages auf Grundlage der Rahmenvereinbarung voraussetzt.